Mogadishu Chargé des achats (AUSSOM)new

Valeurs de l'UA

• Respect de la diversité et du travail d’équipe                • L’Afrique en premier
• Transparence et responsabilité                                     • Intégrité et impartialité
• Efficacité et professionnalisme                                    • Information et partage des connaissances

Informations sur l'organisation

Rend compte à: Fonctionnaire principal chargé des achats
Direction/Département/Organe: Département des Affaires politiques, de la Paix et de la Sécurité
Division: Mission de soutien et de stabilisation de l’Union africaine en Somalie (AUSSOM
Nombre de rapports directs:1
Nombre de rapports indirects:0 
Grade du poste: P2
Nombre de postes: 1
Type de contract: Fixed Term
Lieu: Mogadiscio, Somalie

Objectif du poste

Le Chargé des achats rend compte au Chargé principal des achats et contribue à la mise en œuvre, à la coordination et au suivi des activités contractuelles et d’achat en appui du mandat de l’AUSSOM et des besoins opérationnels. Le titulaire contribue à l’acquisition des biens, services et travaux nécessaires aux opérations de la Mission, conformément aux politiques, procédures, règles financières et cadres réglementaires applicables de l’UA en matière d’achats. Le titulaire apporte son soutien à la planification des achats, aux processus d’appel d’offres, à la gestion des contrats, à la gestion des fournisseurs, au contrôle de la conformité et aux activités de soutien opérationnel en matière d’achats, dans le cadre d’une mission sur le terrain complexe et à haut risque.

Principales fonctions

• Soutenir la mise en œuvre, la coordination et le suivi des activités contractuelles et d’achat en appui du mandat de l’AUSSOM et de ses besoins opérationnels ;
• Contribuer à l’acquisition de biens, de services et de travaux conformément aux politiques, procédures, règles financières et cadres réglementaires de l’UA en matière de marchés publics ;
• Apporter son soutien à la planification des achats, aux procédures d’appel d’offres, à l’évaluation des offres, à la gestion des contrats et aux activités de gestion des fournisseurs liées aux besoins opérationnels de la Mission ;
• Contribuer à la coordination des demandes de devis (RFQ), des appels d’offres (ITB), des appels à propositions (RFP), des accords à long terme (LTA) et d’autres processus d’approvisionnement, conformément aux procédures applicables de l’UA ;
• Apporter son soutien aux activités de conformité en matière de marchés publics, de gestion de la documentation, de suivi des marchés publics et d’assurance qualité liées aux opérations d’approvisionnement et contractuelles ;
• Contribuer à l’établissement de rapports sur les marchés publics, aux études de marché, à la mobilisation des fournisseurs et aux activités de soutien opérationnel en matière de marchés publics afin de garantir l’efficacité et la continuité de la Mission ;
• Apporter son soutien aux activités de coordination et de liaison avec les composantes de la Mission, les fournisseurs, les prestataires et les parties prenantes concernées sur les questions relatives aux marchés publics et aux contrats ;
• Fournir un soutien technique et administratif aux parties prenantes internes et externes sur les questions liées aux marchés publics, selon les besoins.

Responsabilités spécifiques

• Apporter son soutien à la planification, à la coordination, à la mise en œuvre et au suivi des activités contractuelles et d’achat, afin de répondre aux besoins opérationnels de la Mission et de respecter les cadres d’achat applicables de l’UA ;
• Contribuer à la préparation et à la mise en œuvre des plans d’achat, des stratégies d’approvisionnement, des analyses de marché et des calendriers d’achat liés aux activités de soutien opérationnel de la Mission ;
• Apporter son soutien aux processus d’achat relatifs aux appels à devis (RFQ), aux appels d’offres (ITB), aux appels à propositions (RFP), aux contrats à long terme (LTA) et à d’autres activités d’achat, conformément aux procédures d’achat applicables de l’UA ;
• Participer à la coordination des évaluations des offres, des examens des achats, des évaluations des fournisseurs, de l’administration des contrats et des activités de suivi des performances des fournisseurs ;
• Apporter son soutien aux activités de conformité en matière d’achat, de gestion de la documentation, d’appui à l’audit, de suivi des risques et d’assurance qualité liées aux opérations contractuelles et d’achat ;
• Participer à la préparation des rapports d’achat, des mises à jour sur l’état d’avancement des achats, des analyses de marché, des synthèses d’achat et de la documentation contractuelle relative aux besoins opérationnels de la Mission ;
• Apporter son soutien aux activités de coordination et de liaison avec les composantes de la Mission, les fournisseurs, les prestataires, les structures d’achat de l’UA et les parties prenantes concernées sur les questions contractuelles et d’achat ;
• Contribuer au suivi des achats, à la coordination des stocks, au suivi opérationnel des achats et aux activités de suivi des fournisseurs liées aux besoins de soutien de la Mission ;
• Apporter son soutien à la tenue à jour des registres des achats, des dossiers contractuels, des bases de données sur les achats, des informations sur les fournisseurs et des systèmes de gestion des achats, conformément aux procédures applicables et aux exigences en matière de gestion des documents ;
• Contribuer à la planification des achats et à la satisfaction des besoins opérationnels en la matière lors des activités opérationnelles de routine et d’urgence dans la zone de la Mission ;
• Assurer, selon les besoins, les fonctions de secrétaire du Comité interne des achats et de la Commission des appels d’offres, et apporter son soutien aux processus connexes d’examen et de gouvernance des achats ;
• Coordonner la préparation et la consolidation des plans d’achat et contribuer au suivi de la mise en œuvre des activités d’achat approuvées ;
• Apporter son soutien aux évaluations de performance des fournisseurs et des sous-traitants afin de promouvoir la responsabilité, la transparence, l’optimisation des ressources et la mise en œuvre efficace des contrats ;
• Aider à superviser, guider, encadrer et coordonner le personnel subordonné chargé des achats et les équipes de soutien associées, selon les besoins ;
• S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par son superviseur

Formations universitaires et expériences requises

• Le candidat doit être titulaire d’une Licence (Bac+3) en achats, gestion de la chaîne d’approvisionnement, administration d’entreprise, commerce, droit, finance, économie, ingénierie, administration publique ou dans un domaine connexe, avec une expérience professionnelle pertinente d’au moins cinq (5) ans dans les achats, la gestion des contrats, l’approvisionnement, la gestion des fournisseurs ou le soutien opérationnel aux achats au sein d’une institution gouvernementale, d’une organisation internationale ou d’une grande organisation du secteur public ou privé.

Ou

• Il doit être titulaire d’un Master (Bac+5) en achats, gestion de la chaîne d’approvisionnement, administration d’entreprise, commerce, droit, finance, économie, ingénierie, administration publique ou dans un domaine connexe, avec une expérience professionnelle pertinente d’au moins deux (2) ans dans les achats, la gestion des contrats, la recherche de fournisseurs, la gestion des fournisseurs ou le soutien opérationnel aux achats.
• Une certification professionnelle ou l’adhésion à un organisme professionnel reconnu dans le domaine des achats et de l’approvisionnement, tel que le CIPS ou un équivalent, serait un atout supplémentaire.
• Une expérience au sein de l’UA, de l’ONU ou d’autres organisations internationales serait souhaitable
• Une expérience en planification des achats, procédures d’appel d’offres, administration des contrats, gestion des fournisseurs, conformité des achats et                        documentation relative aux achats serait souhaitable.
• Une expérience dans le traitement des demandes de devis (RFQ), des appels d’offres (ITB), des appels à propositions (RFP), des contrats à long terme (LTA),          des évaluations d’achats et des rapports liés aux achats serait souhaitable.
• Une expérience des systèmes de gestion des achats en ligne, des plateformes ERP telles que SAP, des bases de données d’achats et des applications standard          de Microsoft Office serait souhaitable.
• De solides compétences en analyse, en établissement de rapports, en coordination et en soutien aux achats sont requises. 

Compétences requises

• Bonnes compétences en matière d’achats, d’approvisionnement, d’administration des contrats et de soutien opérationnel aux achats dans des environnements opérationnels complexes.
• Bonne compréhension des politiques, procédures, règles financières, cadres contractuels et exigences de conformité en matière d’achat de l’UA.
• Capacité à soutenir la planification des achats, les processus d’appel d’offres, l’évaluation des offres, la gestion des fournisseurs et les activités d’administration des contrats conformément aux procédures applicables en matière d’achat.
• Capacité à coordonner les appels à devis (RFQ), les appels d’offres (ITB), les appels à propositions (RFP), les contrats à long terme (LTA) et d’autres processus d’achat.
• Solides compétences en analyse, en établissement de rapports, en gestion de la documentation, en négociation et en résolution de problèmes.
• Capacité à assurer une coordination efficace avec les composantes de la Mission, les fournisseurs, les sous-traitants, les structures d’achat de l’UA et les parties prenantes concernées sur les questions liées aux achats.
• Bonne compréhension du suivi des achats, de la gestion des risques liés aux achats, du soutien à l’audit, de la coordination des stocks et des activités de suivi opérationnel des achats.
• Solides compétences en planification, organisation et gestion du temps ;
• Capacité à travailler efficacement sous pression et à s’adapter à l’évolution des exigences opérationnelles d’achat dans le cadre d’une mission sur le terrain au rythme soutenu ;
• Maîtrise de l’utilisation des systèmes de gestion des achats, des plateformes ERP telles que SAP, des bases de données d’achat et des applications standard de Microsoft Office.
• Capacité à faire preuve de professionnalisme, de responsabilité, de transparence, de confidentialité et de bon jugement dans les activités contractuelles et d’achat.
• La maîtrise d’une des langues officielles de travail de l’UA est obligatoire. La connaissance d’une autre langue officielle de travail de l’UA serait un atout supplémentaire.

Compétences en leadership

Compétences de base

Compétences fonctionnelles

DURÉE DU CONTRAT: