Accra Assistant(e) principal(e) chargé(e) des dossiersnew

Valeurs de l'UA

• Respect de la diversité et du travail d’équipe                    • L’Afrique en premier
• Transparence et responsabilité                                         • Intégrité et impartialité
• Efficacité et professionnalisme                                          • Information et partage des connaissances

Informations sur l'organisation

Rend compte à : Secrétaire général
Direction/Département : Bureau du Secrétaire général
Nombre de rapports directs : 0
Nombre de rapports indirects : 0
Niveau de poste : GSA3
Type de contrat : Permanent
Lieu : Accra, Ghana

Objectif du poste

Chargé de veiller à la réception et au traitement des courriers entrants et sortants dans les délais ainsi que de s'assurer du bon fonctionnement d'un système de classement fiable et efficace.

Principales fonctions

•     Fournir un soutien opérationnel en temps opportun
•     Mettre en œuvre les activités opérationnelles conformément au calendrier prévu et en rendre compte.
•     Participer au suivi des dispositions logistiques, à la mise en œuvre des activités et à la communication des mises à jour.
•     Assurer une liaison efficace avec les parties prenantes internes et externes.
•     Assurer le suivi des décisions prises lors des réunions et des résultats de la correspondance, et veiller  à leur mise en œuvre.
•     Préparer les communications courantes du bureau et contribuer à la compilation des données et des informations à des fins de reporting.
•     Contribuer à la création, à l'amélioration et à la maintenance des systèmes d'archivage et de recherche.
•    Assurer le suivi de la fourniture et de l'entretien des équipements et du matériel de bureau.

Responsabilités spécifiques

•    Réceptionner, enregistrer, traiter et acheminer le courrier et la correspondance entrants et sortants vers les destinataires concernés.
•    Scanner et numériser les courriers et les documents entrants.
•    Trier, organiser, tenir à jour, archiver et retrouver avec précision les documents administratifs.
•    Créer et garantir une classification électronique appropriée des documents.
•    Veiller à ce que les documents soient classés conformément au plan de classement.
•    Classer tous les dossiers physiques, y compris les dossiers du personnel (ouverts et confidentiels), financiers et juridiques, et en assurer la garde sécurisée. 
•    Veiller à ce que les métadonnées exactes des documents soient saisies pour être téléchargées dans le système de gestion électronique des documents en vue de leur archivage          électronique.
•    Créer de nouveaux dossiers et fichiers et éliminer les anciens dossiers conformément au calendrier de conservation établi.
•    Conserver les documents en toute sécurité dans un endroit approprié. 
•    Gérer les archives, veiller à ce que les dossiers soient correctement stockés et accessibles
•    Tenir un registre de tous les dossiers sortants afin de s'assurer que les documents sont restitués dans les délais.
•    Assister aux réunions du service et veiller à la distribution des documents de travail aux participants. 
•    Garantir la confidentialité et la non-divulgation des documents.
•    Veiller à ce qu’un système de classement fiable, précis et efficace soit maintenu, conformément à la politique de gestion des archives et des documents.
•    Répondre aux demandes en recherchant et en récupérant les documents.
•    Tenir à jour le registre des mouvements de dossiers au sein du bureau ;

Formations universitaires et expériences requises

•    Diplôme de niveau bac +2 en gestion de bureau/administration ou en gestion des archives délivré par un établissement reconnu, assorti d'une expérience professionnelle pertinente de 3 ans dans la gestion des registres/archives ou dans des fonctions administratives. 

•    Les candidats titulaires d'une licence en gestion de bureau/administration ou en gestion des archives délivrée par un établissement reconnu doivent justifier d'une expérience professionnelle pertinente d'un an dans la gestion des registres/archives ou dans des fonctions administratives.

Compétences requises

•     Compétences en matière de planification et d'organisation 
•     Excellentes compétences à la communication orale et écrite.
•     Capacité à travailler sous pression
•     Capacité à gérer son temps
•     Capacité à respecter les clauses de confidentialité et à ne pas divulguer d'informations.
•     Maîtrise des logiciels courants tels que MS Word, Excel, PowerPoint, etc.
•     Capacité à travailler au sein d’une équipe multiculturelle
•     La maîtrise d’une des langues de travail officielles de l’UA (français, anglais, portugais, swahili, espagnol et arabe) et la maîtrise d’une ou plusieurs autres langues de l’UA serait  un atout supplémentaire

Compétences en leadership

Compétences de base

Compétences fonctionnelles

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