Accra Assistant(e) administratif(ve) ZLECAfnew

Valeurs de l'UA

• Respect de la diversité et du travail d’équipe • L’Afrique en premier
• Transparence et responsabilité • Intégrité et impartialité
• Efficacité et professionnalisme • Information et partage des connaissances

Informations sur l'organisation

Rend compte à: Chargé (e) du bureau de liaison ZLECAf-UA
Direction/Département : Directeur de la coordination et des programmes (DCP) 

Division : Direction de la coordination et des programmes (DCP)

Nombre de subordonnés directs : 0

Nombre de subordonnés indirects : 0

Niveau hiérarchique : GSA5

Nombre de postes : 1

Type de contrat : Permanente

Lieu : Addis-Abeba, Éthiopie

Objectif du poste

Analyser et garder une vue d'ensemble des travaux de la Direction afin de garantir la fourniture d'un soutien administratif en temps opportun dans les domaines généraux et spécialisés ;

Principales fonctions

• Fournir un soutien opérationnel en temps opportun
• Aider à la planification des activités
• Préparer les calendriers de travail opérationnels et assurer le suivi de leur mise en œuvre 
• Coordonner et/ou participer à l'assistance technique et/ou aux tâches logistiques
• Aider à la création, à l'amélioration et à la maintenance des processus et des systèmes opérationnels
• Rédiger les communications internes et les projets de rapports.
• Gérer la communication au niveau opérationnel et fournir des mises à jour
• Aider à la compilation et à la mise à jour des données et des informations pour la préparation, la mise en œuvre et le suivi des budgets, des activités, etc.

Responsabilités spécifiques

• Analyser et garder une vue d'ensemble des travaux de la Direction afin de garantir la fourniture d'un soutien administratif en temps opportun dans les domaines généraux et spécialisés ;
• Prendre l'initiative de soutenir l'organisation de réunions, y compris la coordination des invitations, des confirmations, de la billetterie et de l'hébergement pour de nombreux participants pour le bureau du directeur et la direction dans son ensemble (selon les besoins)
• Assurer une liaison efficace avec les parties prenantes internes et externes sur les questions administratives du département (notamment en ce qui concerne les installations (locaux et équipement), la sécurité et les questions de protocole (badges de sécurité/d'identification et passeports), avec l'aide d'autres membres du personnel de secrétariat, des commis et des coursiers ;
• Assurer la liaison avec la Direction de l'administration et des ressources humaines (AHRMD), le service des finances et tout autre département afin d'apporter un soutien direct dans des domaines tels que, sans s'y limiter, la gestion des achats et des déplacements ; la gestion des congés, la gestion des performances, la gestion des contrats, la gestion budgétaire ; ainsi que les questions d'interprétation, de traduction et d'organisation des lieux de réunion, respectivement
• Participer à la préparation, à la mise en œuvre et au suivi des budgets et assurer la liaison avec le service des finances sur les questions budgétaires au nom de la direction, selon les besoins.
• Veiller à l'approvisionnement et à la commande en temps opportun de fournitures de bureau et de matériel pour le département.
• Être responsable de la compilation des informations relatives aux missions officielles du personnel, aux divers déplacements officiels et aux calendriers de congés afin d'améliorer le suivi de la présence du personnel et la répartition des tâches.
• Créer, mettre à jour et tenir à jour des dossiers spéciaux (de nature confidentielle ou à accès restreint à l'usage du directeur) grâce à un système de classement organisé et tenir un système d'archivage à des fins de suivi.
• Veiller à ce que la confidentialité des informations et des dossiers de gestion soit garantie ;
• Rédiger la correspondance (notes de service et lettres à destination de destinataires internes et externes), les résumés, les rapports, les documents d'information, les présentations PowerPoint et autres documents selon les besoins ;
• Aider à la préparation, au contrôle qualité et à la compilation des documents relatifs aux finances, à l'administration et aux ressources humaines.
• Suivre les résultats et les décisions issus des réunions et de la correspondance, et apporter un soutien au suivi de leur mise en œuvre ; préparer des rapports de mise à jour à l'intention du directeur, si nécessaire.
• Préparer et participer à diverses réunions départementales et rédiger des procès-verbaux et/ou des notes à soumettre à l'examen et à l'approbation des participants. Tenir à jour les dossiers des procès-verbaux.
• Assurer le soutien et l'assistance en matière de communication afin de garantir des réponses rapides aux demandes de renseignements, aux courriels et à la correspondance ; prêter main-forte à l'équipe des secrétaires chaque fois que nécessaire. 
•  Accomplir toute autre tâche et assumer toute autre responsabilité pertinente qui pourrait être assignée.
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Formations universitaires et expériences requises

• Diplôme en gestion d'entreprise, administration des affaires ou dans tout domaine connexe délivré par un établissement d'enseignement reconnu, accompagné de 3 ans d'expérience professionnelle pertinente dans le domaine administratif et/ou du secrétariat.
• Les candidats titulaires d'une licence en gestion d'entreprise, administration des affaires ou dans tout autre domaine connexe délivrée par un établissement d'enseignement reconnu doivent justifier de 2 ans d'expérience professionnelle pertinente dans le domaine administratif et/ou de secrétariat.
• Une qualification supérieure constituera un atout supplémentaire
• Une expérience en gestion de bureau est obligatoire.
• Expérience dans la planification et la coordination de réunions avec diverses parties prenantes
• Une expérience professionnelle avec SAP constitue un atout supplémentaire 

Compétences requises

• Le souci du détail et la capacité à travailler efficacement sous pression ;
• Capacité à organiser et à présenter des données de manière compréhensible et utile
• Compétences en matière de planification et d'organisation
• Aptitudes relationnelles
• Excellentes capacités de communication, tant à l'oral qu'à l'écrit
• Maîtrise de Microsoft Office (MS-Word, MS-Excel, MS-PowerPoint)
• La maîtrise d'une des langues de travail officielles de l'UA (français, anglais, portugais, arabe) et la maîtrise d'une ou plusieurs autres langues de l'UA serait un atout.

Compétences en leadership

Compétences de base

Compétences fonctionnelles