Accra Adjoint(e) administratif(ve) et de programme (Secrétaire bilingue)new

Valeurs de l'UA

• Respect de la diversité et du travail d’équipe • L’Afrique en premier
• Transparence et responsabilité • Intégrité et impartialité
• Efficacité et professionnalisme • Information et partage des connaissances

Informations sur l'organisation

Rattachement hiérarchique : Directeur de l’administration et des ressources humaines

Département : Administration et gestion des ressources humaines

Division : Administration et gestion des ressources humaines

Nombre de subordonnés directs : 0

Nombre de subordonnés indirects : 0

Niveau hiérarchique : GSA5

Nombre de postes : 1

Type de contrat : Permanente

Lieu : Accra, Ghana

Objectif du poste

Fournir des services de secrétariat et de soutien administratif dans au moins deux langues officielles de l’UA au superviseur assigné afin s’assurer son bon fonctionnement.

Principales fonctions

• Rédiger et relire des documents, rapports, correspondances, messages et requêtes dans deux langues officielles de l’UA, selon les instructions des superviseurs.
• Répondre et filtrer les correspondances (appels téléphoniques, courriels) et assurer le suivi avec les superviseurs et partenaires.
•  Accueillir les visiteurs et le personnel et leur fournir des informations de base sur les questions et procédures pertinentes.
•  Maintenir un système de classement pour toutes les correspondances et documents entrants et sortants.
•  Fournir un soutien opérationnel ponctuel.
• Mettre en œuvre les activités opérationnelles selon le calendrier et rendre compte.
• Suivre la fourniture et l’entretien des installations et du matériel de bureau

Responsabilités spécifiques

• Tenir à jour l'agenda des rendez-vous des supérieurs hiérarchiques ;
• Fournir un soutien administratif quotidien aux différentes unités de travail du département, de la division ou des unités auxquels il est affecté ;
•  Maintenir le matériel utilisé en bon état et signaler les défauts en vue de leur réparation ou de toute autre mesure nécessaire ;
• Veiller à la disponibilité des fournitures de bureau, du matériel et du mobilier dans les bureaux qui lui sont attribués ;
•  Assurer des services d’accueil si nécessaire ;
•  Saisir et relire des documents, rapports, courriers, messages, demandes, etc. dans deux des langues de travail de l’Union africaine, selon les besoins des supérieurs hiérarchiques ;
• Rédiger des réponses aux courriers courants à faire signer par les supérieurs hiérarchiques ;
• Accueillir les invités/visiteurs/membres du personnel et leur fournir des informations de base sur les questions et procédures pertinentes ;
•  Tenir à jour un système de classement et d’enregistrement approprié pour toute la correspondance et tous les documents entrants et sortants ;
•  Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels, les filtrer et assurer le suivi auprès des supérieurs hiérarchiques et des partenaires ;
•  Tenir à jour l’agenda des rendez-vous des supérieurs hiérarchiques et des autres cadres supérieurs ;
•  Maintenir le matériel utilisé en bon état et signaler les défauts en vue de la maintenance et des autres mesures nécessaires ;
•  Fournir un soutien administratif quotidien aux différentes unités de travail des divisions et unités assignées ;
•  Accomplir toute autre tâche et assumer toute autre responsabilité pertinente qui pourrait être assignée.

Formations universitaires et expériences requises

Diplôme en services administratifs, gestion de bureau, secrétariat et études de nature administrative, assorti de 3 ans d'expérience professionnelle pertinente en secrétariat bilingue au sein d'un organisme public, d'une mission diplomatique, d'une organisation internationale ou d'une organisation non gouvernementale internationale.

Les candidats titulaires d'une licence en services administratifs, gestion de bureau, secrétariat et études de nature administrative doivent justifier d'au moins deux ans d'expérience professionnelle pertinente en secrétariat bilingue au sein d'un organisme public, d'une mission diplomatique, d'une organisation internationale ou d'une organisation non gouvernementale internationale.

Compétences requises

Compétences en leadership

Compétences de base

Compétences fonctionnelles

DURÉE DU CONTRAT ET PRISE DE FONCTION :
La nomination à ce poste se fera sur la base d’un contrat à durée régulière pour une période de trois (3) ans, dont les douze (12) premiers mois seront considérés comme une période probatoire. Par la suite, le contrat sera établi pour une période de deux (2) ans, renouvelable, sous réserve de performances et de réalisations satisfaisantes.

INTÉGRATION DE LA DIMENSION GENRE :
L’Union africaine est un employeur garantissant l’égalité des chances, et les femmes qualifiées sont vivement encouragées à soumettre leur candidature.

LANGUES :
La maîtrise de l’une des langues de travail de l’Union africaine (arabe, anglais, français, portugais, swahili et espagnol) est requise. La connaissance courante d’une autre langue de l’UA constitue un atout supplémentaire.

RÉMUNÉRATION :
À titre indicatif, le salaire de base pour ce poste est de 15,758.00 $ EU (GSA 5 Échelon 1) par an. À ce salaires’ajoutent d’autres émoluments, tels que l’indemnité de poste (48 % du salaire de base), l’indemnité delogement (16,813.44 EU par an), l’indemnité pour frais d’études (100 % des frais de scolarité et d’autres fraisconnexes jusqu’à un maximum de 10 000 $ EU par enfant et par an), pour les fonctionnaires internationaux etde 3 330 $ EU par enfant et par an, pour les fonctionnaires locaux.

Les candidatures doivent être soumises au plus tard le 18 juillet 2026.

Seuls les candidats ayant satisfait à toutes les exigences du poste et ayant été présélectionnés pour un entretien seront contactés.

Seules les candidatures enregistrées en ligne et accompagnées d’un curriculum vitae (CV) complet seront prises en considération.

L’Union africaine est un employeur garantissant l’égalité des chances, et les candidatures féminines sont vivement encouragées.