Accra Adjoint(e) administratif(ve) et de programme (Secrétaire bilingue)new
African Union (AU) · Intergovernmental
Valeurs de l'UA
• Respect de la diversité et du travail d’équipe • L’Afrique en premier
• Transparence et responsabilité • Intégrité et impartialité
• Efficacité et professionnalisme • Information et partage des connaissances
Informations sur l'organisation
Rend compte à : Directeur, Commerce des biens et Concurrence
Direction/Département : Commerce de biens et concurrence
Nombre de rapports directs : 0
Nombre de rapports indirects : 0
Niveau de poste : GSA5
Type de contrat : Permanent
Lieu : Accra, Ghana
Objectif du poste
Fournir des services de secrétariat et de soutien administratif dans au moins deux langues officielles de l’UA au superviseur assigné afin s’assurer son bon fonctionnement.
Principales fonctions
- Rédiger et relire des documents, rapports, correspondances, messages et requêtes dans deux langues officielles de l’UA, selon les instructions des superviseurs.
- Répondre et filtrer les correspondances (appels téléphoniques, courriels) et assurer le suivi avec les superviseurs et partenaires.
- Accueillir les visiteurs et le personnel et leur fournir des informations de base sur les questions et procédures pertinentes.
- Maintenir un système de classement pour toutes les correspondances et documents entrants et sortants.
- Fournir un soutien opérationnel ponctuel.
- Mettre en œuvre les activités opérationnelles selon le calendrier et rendre compte.
- Assister au suivi des dispositions logistiques, de la mise en œuvre des activités et fournir des mises à jour.
- Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes.
- Suivre les décisions de réunion et les résultats des correspondances pour garantir leur mise en œuvre.
- Préparer les communications de bureau et aider à compiler des données et informations pour les rapports.
- Contribuer à la création et maintenance des systèmes d’archives et de recherche documentaire.
- Suivre la fourniture et l’entretien des installations et du matériel de bureau
Responsabilités spécifiques
- Tenir à jour l'agenda des rendez-vous des supérieurs hiérarchiques ;
- Fournir un soutien administratif quotidien aux différentes unités de travail du département, de la division ou des unités auxquels il est affecté ;
- Maintenir le matériel utilisé en bon état et signaler les défauts en vue de leur réparation ou de toute autre mesure nécessaire ;
- Veiller à la disponibilité des fournitures de bureau, du matériel et du mobilier dans les bureaux qui lui sont attribués ;
- Assurer des services d’accueil si nécessaire ;
- Saisir et relire des documents, rapports, courriers, messages, demandes, etc. dans deux des langues de travail de l’Union africaine, selon les besoins des supérieurs hiérarchiques ;
- Rédiger des réponses aux courriers courants à faire signer par les supérieurs hiérarchiques ;
- Accueillir les invités/visiteurs/membres du personnel et leur fournir des informations de base sur les questions et procédures pertinentes ;
- Tenir à jour un système de classement et d’enregistrement approprié pour toute la correspondance et tous les documents entrants et sortants ;
- Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels, les filtrer et assurer le suivi auprès des supérieurs hiérarchiques et des partenaires ;
- Tenir à jour l’agenda des rendez-vous des supérieurs hiérarchiques et des autres cadres supérieurs ;
- Maintenir le matériel utilisé en bon état et signaler les défauts en vue de la maintenance et des autres mesures nécessaires ;
- Fournir un soutien administratif quotidien aux différentes unités de travail des divisions et unités assignées ;
- Accomplir toute autre tâche et assumer toute autre responsabilité pertinente qui pourrait être assignée.
Formations universitaires et expériences requises
Diplôme en administration, gestion de bureau, secrétariat ou travaux de bureau, et trois ans d'expérience professionnelle pertinente en secrétariat bilingue au sein d'une organisation publique, d'une mission diplomatique, d'une organisation internationale ou d'une organisation non gouvernementale internationale.
Les candidats titulaires d'une licence en administration, gestion de bureau, secrétariat ou travaux de bureau doivent justifier d'au moins deux ans d'expérience professionnelle pertinente en secrétariat bilingue au sein d'une organisation publique, d'une mission diplomatique, d'une organisation internationale ou d'une organisation non gouvernementale internationale.
Compétences requises
• Excellentes aptitudes en matière de planification et d’organisation ;
• Excellentes aptitudes en matière de communications interpersonnelles ;
• Excellentes aptitudes en communication verbale et écrite ;
• Maîtrise d’une des langues de travail de l’Union africaine. La connaissance d’une autre langue de l’UA seraitun atout.