Accra Assistant(e) De Voyage ZLECAfnew

Valeurs de l'UA

• Respect de la diversité et du travail d’équipe                    • L’Afrique en premier
• Transparence et responsabilité                                         • Intégrité et impartialité
• Efficacité et professionnalisme                                          • Information et partage des connaissances

Informations sur l'organisation

Supérieur hiérarchique : Chargé(e) des voyages

Direction/Département : Administration et gestion des ressources humaines

Nombre de subordonnés directs : 0

Nombre de subordonnés indirects : 0

Niveau hiérarchique : GSA5

Type de contrat : Régulière

Lieu : Accra, Ghana

Objectif du poste

Assurer un soutien administratif général au département afin de garantir la mise en œuvre efficace du plan de travail du département et des tâches quotidiennes.

Principales fonctions

• Fournir un soutien opérationnel en temps opportun
•  Participer à la planification des activités
•  Préparer les calendriers de travail opérationnels et assurer le suivi de leur mise en œuvre
•  Coordonner et/ou participer à des missions d'assistance technique et/ou à des tâches logistiques
•  Contribuer à la création, à l'amélioration et à la maintenance des processus et systèmes opérationnels
•  Rédiger les projets de rapports et préparer les communications internes.
• Gérer la communication au niveau opérationnel et fournir des mises à jour
• Aider à la compilation et à la mise à jour des données et des informations pour la préparation, la mise en œuvre et le suivi des budgets, des activités, etc.

Responsabilités spécifiques

• •    Assister le service Voyages et Hébergement dans ses activités quotidiennes, notamment la coordination des déplacements au sein de la mission.
  •    Contribuer à l'administration de tous les déplacements officiels de la mission, y compris le traitement des demandes de dédouanement.
  •    Calculer les tarifs aériens, les franchises bagages, les frais d'aéroport, les indemnités journalières de subsistance du personnel et des personnes à charge en mission, etc.
  •    Informer le personnel sur les itinéraires les plus directs et économiques et planifier les itinéraires en conséquence.
  •    Vérifier l'exhaustivité, l'exactitude, la validité et la conformité des demandes de remboursement de frais de voyage et des pièces justificatives avec les règles de l'UA avant de les transmettre à la section Finances.
  •    Assurer la coordination avec la section Finances concernant le remboursement des frais de voyage.
  •    Associer les demandes de remboursement aux autorisations de voyage ou autres documents d'engagement.
  •    Préparer les modifications aux documents d'engagement existants, le cas échéant.
  •    Garantir la validité des affectations budgétaires et des codes de dépenses attribués.
  •    Vérifier le système de gestion de l'information afin d'éviter les doublons et de mettre en place un système de recouvrement des frais liés à tout écart par rapport à l'itinéraire autorisé.
  •    Déterminer les montants remboursables pour chaque voyage.
  •    Contacter le service compétent pour obtenir des clarifications ou des informations complémentaires et rencontrer les responsables.
  •    Se renseigner auprès des services concernés afin de discuter des détails des réclamations et d'expliquer la nature des problèmes, des retards et des engorgements.
  •    Vérifier que les services fournis par les compagnies aériennes sont satisfaisants et conformes au contrat avant de traiter les factures.
  •    S'assurer du respect de la procédure d'appel d'offres et de l'achat des billets d'avion aux prix les plus compétitifs du marché.
  •    Coordonner tous les déplacements officiels effectués à bord des avions d'AU.
  •    Communiquer les informations relatives aux arrivées aux services concernés et aux autres membres du personnel concernés.
  •    Exécuter toute autre tâche demandée par les cadres supérieurs ou le responsable direct.

Responsabilités additionnelles

• Appuyer les fonctions quotidiennes de l'Unité de voyage en coordonnant les questions relatives aux déplacements officiels des membres du Secrétariat.
• Traiter les réservations de voyage et les bons de commande pour transmission aux prestataires de services de voyage, en vue de l'émission des billets d'avion pour le personnel en missions officielles ou en déplacements autorisées, en utilisant le système de réservation Amadeus.
• Traiter les réservations de voyage, les bons de commande et les opérations de billetterie pour les participants aux réunions, les délégués et les invités du Secrétariat.
• Utiliser efficacement le système SAP pour créer les demandes de voyage, traiter les bons de commande, administrer les droits au voyage du personnel et produire des rapports mensuels de voyage, destinés à l'apurement des demandes de remboursement.
• Fournir des orientations au personnel sur les itinéraires les plus économiques et offrant le meilleur rapport qualité-prix, et planifier les trajets conformément aux politiques de voyage applicables.
• Examiner les demandes de remboursement de frais de voyage et les pièces justificatives afin d'en vérifier l'exhaustivité, l'exactitude, la validité et la conformité avec les règles et procédures de voyage de l'Union africaine, avant leurs transmission à la Section des finances.
• Apporter un appui aux agents des finances en charge des missions, notamment en ce qui concerne les questions liées aux voyages et l'éligibilité des billets soumis au remboursement.
• Promouvoir et veiller au respect de la politique de voyage et des instructions administratives connexes.
• S'assurer que les engagements de voyage en suspens sont suivis et clôturés en temps opportun.
• Rédiger des rapports, des correspondances et d'autres documents relatifs aux questions de voyage, selon les besoins.
• Examiner les systèmes de gestion de l'information afin de s'assurer qu'aucune demande de remboursement n'est dupliquée et que les dispositions nécessaires sont prises pour le recouvrement des coûts résultant de toute déviation non autorisée par rapport à l'itinéraire approuvé.
• Exécuter toute autre tâche connexe qui pourrait être confiée par le/la Supérieur(e), en cohérence avec le niveau et le champ d'application du poste.

Formations universitaires et expériences requises

• Exigences académiques et expérience pertinente

  Tel que figurant sur l'avis de recrutement interne et externe

  • Diplôme universitaire en transport, logistique, gestion de parc, administration du tourisme ou domaines d'études connexes.

  • 3 ans d'expérience dans des travaux administratifs au sein d'organisations internationales similaires.

  Exigences souhaitées et expérience pertinente

  • Diplôme IATA en voyage et tourisme et/ou domaines d'études connexes.

  • Certificat en système de distribution global (GDS), de préférence AMADEUS.

  • Une expérience professionnelle dans une compagnie aérienne ou une agence de voyage est requise.

  • Une expérience professionnelle avec un système de distribution global (GDS), de préférence Amadeus, est souhaitée.

  • Une expérience dans l'utilisation du système de planification des ressources d'entreprise (ERP) SAP est un atout supplémentaire.

  • Une connaissance des procédures et systèmes de l'Union africaine ou d'organisations internationales est souhaitable.

   

   

Compétences requises

• Compétences en communication, en rédaction de rapports et en techniques de présentation
• Compétences en planification et en organisation
• Compétences en recherche et en analyse
• Compétences interpersonnelles et de négociation
• Aptitude à utiliser la suite Microsoft Office ainsi que les systèmes logiciels informatiques de l’Union africaine
• Expérience avérée dans l’utilisation d’un système de suivi des candidatures (Applicant Tracking System – ATS) ou connaissance de SAP SuccessFactors
• Maîtrise de l’une des langues officielles de travail de l’Union africaine (français, anglais, portugais, espagnol, swahili et arabe) ; la maîtrise d’une autre langue de l’UA constitue un atout supplémentaire

Compétences en leadership

Compétences de base

Compétences fonctionnelles

ÉGALITÉ DES CHANCES :

La Commission de l'Union africaine est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et encourage vivement les candidatures féminines qualifiées.

DURÉE DU CONTRAT ET DATE DE DÉBUT :

Ce poste est un contrat permanent de 3 ans, dont les 12 premiers mois constituent une période probatoire. Le contrat est ensuite renouvelable pour deux années supplémentaires, sous réserve de résultats et de performances satisfaisants.

SALAIRE :

À titre indicatif, le salaire de base pour ce poste est de 15 758,00 USD (GSA 5, échelon 1) par an. S'y ajoutent d'autres avantages, tels qu'une indemnité de poste (48 % du salaire de base), une allocation logement (16 813,44 USD par an) et une allocation pour frais de scolarité (prise en charge à 100 % des frais de scolarité et autres dépenses connexes, dans la limite de 10 000 USD par enfant et par an) pour le personnel international et de 3 330 USD par enfant et par an pour le personnel local.

Les candidatures doivent être soumises au plus tard le 18 juillet 2026 à 23h59 GMT.

Seuls les candidats répondant à l'ensemble des exigences du poste et présélectionnés pour un entretien seront contactés.

Seules les candidatures complètes, incluant un curriculum vitae (CV), une copie de leur passeport africain et les diplômes requis (diplômes, licences, masters et tout certificat pertinent dans le domaine d'expertise), seront prises en compte.

Les candidats originaires de pays sous-représentés au sein de l'Union africaine sont vivement encouragés à postuler aux postes correspondant à leur profil. Ces pays sont l'Algérie, l'Angola, le Cap-Vert, la République centrafricaine, les Comores, l'Égypte, la Guinée équatoriale, l'Érythrée, l'Eswatini, la Guinée, la Guinée-Bissau, le Libéria, la Libye, Madagascar, le Mali, le Maroc, la Namibie, le Niger, la République démocratique sahraouie, Sao Tomé-et-Principe, les Seychelles, la Somalie et la Tunisie.

Numéro de référence : 3015